论出版企业文档编辑和管理规范问题

来源：赤子杂志社发布时间：2014-08-05

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论出版企业文档编辑与管理规范问题

张珊
摘要：规范文档编辑与管理规范规范对于出版企业健康发展是必不可少的，也是出版企业完善机制体制的重要一环。出版企业要高度重视规范文档的编辑与管理规范规范，针对出版企业在文档编辑管理工作方面存在的管理意识薄弱、管理人员的素质不够高、不重视文档的利用问题，要加强规范文档编辑管理的意识，制定完善的文档管理制度，重视档案管理人员的职业素质培养。
关键词：出版企业；规范文档；管理规范

出版企业文档编辑与管理规范是档案编辑工作的有机组成部分，它是一种把有关出版文件档案经过编辑分类后，按照一定的规范归入相关档案的一种管理工作。出版企业的各类档案资料众多，把零碎、分散的材料通过编辑归入档案，这对于汇集出版企业的信息、发挥档案的效能具有重要的作用。就出版企业来说，各类出版文件的档案通过汇编进行归档管理，能够为出版企业提供所需的各种资料，能够使这些资料不断增值，有利于出版企业做强做大，、打造优势特色和健康发展以及不断提高出版企业的科学管理水平。规范出版文档的编辑与管理也是出版企业完善自身体制机制的重要内容，需要负责档案的人员在日常工作中加强管理，、高度重视了就才能够产生良好的出版效能。因此，对于出版企业文档的管理要做到经常性和制度性相结合。

一、出版企业要高度重视和规范文档的编辑管理
随着中国加入世界贸易组织，中国出版企业也不断发展壮大，我国的出版业是社会主义事业的一个重要组成部分，。 2009年新闻出版业发展规划首次进入中央经济工作会议研究范畴，上升为国家战略产业，鼓励新闻出版骨干企业跨媒体、跨行业、跨地区、跨国界和跨所有制重组, 突出培育大型的报业集团、出版集团、发行集团、期刊集团，让优势资源逐渐向优势集团集中，进一步发挥优势集团和名牌产品在新闻出版市场竞争中的主力作用，许多出版企业积极谋求上市融资发展。但不管是在国内还是国外，上市企业都有因信息披露不及时、不完整等相关原因招致勒令整改甚至是诉讼的案例。其中，尤以2010年包括中国人寿、和信超媒、中华网在内的16家中国在美国上市企业招致集体诉讼最具为代表性。从案件的相关内容来看，这些企业在发行过程中不熟悉、不遵守所在国对方法律法规是造成被被集体诉讼的一个方面原因，而信息披露不及时、不完整等，则是导致上市公司海外遭遇诉讼的主要原因。[1] 这对于为出版企业上市提了个醒，要杜绝此类问题的发生，对于出版企业来说重视文档编辑和规范相关的文档管理工作势在必行。
出版企业文档在某种意义上具有平台的作用，这些文档支撑着出版企业编辑发行和广告等业务的有序运营，以及出版生产和出版管理等实践活动的正常科学运转。在出版企业的各项业务决策过程中，有关文档信息能够提供相应的支持力，通过对出版文档信息的证据编辑，能够有效地维护出版企业的利益，实际上出版文档的编辑也是一笔无形的资产，它被出版企业有效利用后不仅能为企业解决有关问题，而且还能间接地创造出相当可观的经济效益。作为出版企业管理重要组成部分的文档编辑一旦被忽视，或者重视不够，就会给企业的发展造成负面影响或巨大损失。不管出版企业上市与否，都应当重视规范文档的编辑与管理工作，确保出版企业信息准确无误、准确。

此外，出版企业文档的编辑管理也是企业管理的基础，对于提高出版企业的市场占有率和提高竞争力，发挥着不可低估的作用。出版企业的文档真实记录了其在生产和经营实践中创造的业绩和辉煌的历史，不仅是企业文化的有机组成部分，而且也是一份最原始可信的历史资料，凝结着出版企业人的丰富知识和开拓创新精神，是一笔取之不尽的宝贵资源，也是研究出版企业成长壮大的可信史料。正由于出版企业的文化大量地沉淀在文档之中，因此加强出版企业文档编辑和管理，对促进出版企业的发展不仅意义重大，而且作用也不可低估。[2]

二、出版企业文档编辑管理存在的问题
（一）文档编辑管理意识薄弱。
出版企业的发展强调社会效益和经济效益的双丰收，在坚持社会效益第一的前提下实现经济效益的最大化发展，因而对于出版生产和有关宣传比较重视，而对于出版文档的编辑管理停留在口头上比较重要、忙起来似乎不重要的状态，以至于造成有的出版文档被视为一般资料而随意丢弃，甚至有些重要的文档因堆积过多、不及时编辑整理而丢失。尤其是在定编定岗过程中，对于档案人员压缩编制或者由其他人监管，缺乏专职档案管理者；加之对档案人员待遇或提拔不够重视，挫伤了他们工作的积极性。有的出版企业对一些文件处理不及时，整理也不热心，造成档案编辑工作不到位，管理质量低下。
（二）档案编辑管理人员的素质不够高。
这主要表现在出版企业中有关的档案管理人员有的没有接受过岗前的培训，有的则是专业知识比较少或者学历不达标，业务水平和专业技能普遍比较偏低，高级职称人员较少，相关的档案研究成果也不多。[3]
（三）不重视文档的利用。
文档的本质价值才是文档管理得到重视的原因所在。从本质上来说，文档是出版企业从无到有、从弱小到强大一步一步发展的重要历史记录，它记载着出版企业前进的足迹，具有重要的财富效应，也为出版企业今后的发展提供了经验和方向。许多出版企业文件资源档案储备量巨大，但不重视管理和利用，在遇到问题和需要作出重大决策时将曾经的经验教训抛之脑后，最后重蹈覆辙。

三、出版企业规范文档编辑与管理的方法
（一）加强规范文档编辑与管理的意识。
在出版企业活动中要求从领导到员工提高认识，从思想上充分认识到规范文档编辑与管理的重要性，才会真正从行动上重视这项工作。此外，规范档案管理不只是档案管理人员的事情，也需要各出版部门通力合作，及时更新、整理文档，实现信息共享，文档一体化，这有利于提高整个出版企业的工作效率。
（二）制定完善的文档管理制度。
规范编辑与管理的科学化要靠制度，行之有效的制度是保障文档规范和得到利用的重要基础，这种制度保障不仅促进出版企业文档编辑的良性循环，而且对服务出版企业长远发展也有利。对于与出版相关的文件从制定到传阅，从编辑归档到利用，出版企业都要制定细则，有章可循，分明相关权与责，确保文档真实和完整，具有长期可用的历史价值，确保文档工作的高效、合理。[4]
（三）重视档案管理人员的职业素质培养。
档案管理人员的职业素质在规范档案管理工作中起着重要作用。提高档案管理人员的学历、定期对档案管理人员进行短期培训对于提升档案管理人员的职业素质和业务能力大有裨益，对出版企业档案管理也是一种对本部门知识的管理和储藏，这对促进出版企业健康发展有着重大影响。

总之，在当前出版经济发展和数字出版情势下，出版企业应当重视规范文档编辑管理工作。规范文档编辑管理有助于出版企业更及时、更透明地披露信息，将出版企业的资产情况、盈亏状况明白无误地公之于众，有利于增加本企业员工及投资者对出版企业的信任度，同时也有利于出版企业决策者做出规划和调整。此外，规范文档管理能够促进对文档的知识性应用，有助于出版企业各部门之间加强合作，有助于出版企业形成自己的文化，因此规范文档管理是出版企业完善体制机制不可或缺的重要一环，不可或缺。

参考文献

[1] 《中国在美上市企业遭集体诉讼背后》http://business.sohu.com/20100407/n271346194.shtml.
[2] 孙红梅.新时期企业文档管理之我见.科技情报开发与经济.2012(1).
[3] 张彦.企业文档管理工作中存在的问题及对策.办公室业务.2012(1).
[4] 陈玲霞. 基于萨班斯—奥克斯利法案的企业文档管理.兰台世界.2009(6).
(作者单位:河南大学出版社)
编辑|闫帅朋

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